KeyTray Clock — Privacy Policy
Last updated: October 2, 2026
KeyTray Clock is the time and attendance app of the KeyTray platform, developed by
SoftControl Enterprise Inc. ("SoftControl", "we"). Employees use it to punch in and out,
and companies use it as a shared clock (kiosk) at their workplaces. This policy explains what the app
collects, why, and who can see it.
Who is responsible for your data. The app is always used on behalf of a company that
has a KeyTray account (your employer). Your employer decides how attendance is controlled and is the
owner of your attendance data. SoftControl stores and processes that data on your employer's behalf
and does not use it for any other purpose.
1. Information the app collects
- Enrollment and device. When a device is linked to a company (by scanning a QR code
or typing an enrollment code) we store the company, your employee code and an identifier of the
device, so each punch can be traced to the device that made it.
- Punches. Date and time, whether it was an entry or an exit, the device and, when
applicable, the verification result.
- Location. Your precise location (GPS) is read only at the moment you
punch, together with its accuracy and whether the phone reported a simulated location.
It is used to check that the punch was made at a work site defined by your employer. The app does
not track your location in the background or during your shift.
- Camera. Used to scan the enrollment QR code, to verify your face when you punch,
to take the picture of each punch described below, and to take your profile picture.
- Face recognition (only with your consent). If your employer uses face
verification, the app asks for your explicit consent first. It then takes several pictures of your
face and converts them on the device into a mathematical template (a list of
numbers). Only that template is sent to and stored in your employer's KeyTray account.
The pictures used for recognition are processed on the device and are not stored
or sent. When you punch, the app compares your face with the stored template, asks you to turn
your head to sides chosen at random and checks that the camera sees a real person and not a photo,
a screen or a video.
- Picture of each punch (only with your consent). When you punch with face
verification, on your phone or on a shared kiosk, the app keeps one small picture of that moment and
sends it with the punch. It is stored with the punch in your employer's KeyTray account as
evidence in case of a dispute about who punched; it is not used to recognize you.
The consent you accept in the app mentions this picture: if you have not accepted that consent, the
picture is not kept.
- Profile picture. A picture of you is stored in your employee record so your
employer's HR team can identify you and approve your face registration. On a shared kiosk it is
shown when you punch.
- Self-service. If your employer enables it, the app shows your punch history,
absence requests and payslips. That information comes from your employer's KeyTray account.
2. Where face templates are kept
- On your personal phone, the app keeps only your own template, in
the app's private storage, so it can verify you even without signal.
- On a shared kiosk, the app keeps the templates of the employees assigned to that
work site, so it can recognize them.
- The templates are also stored in your employer's KeyTray account.
3. How the information is used
Only to record attendance, to confirm that the person punching is the employee and that the punch
was made where the employer expects, and to show you your own information. We do
not sell your data, we do not use it for advertising, and the app
contains no advertising or analytics services.
4. Who can see it
- Your employer (the people it authorizes in KeyTray, such as HR or supervisors).
- SoftControl, only to operate, secure and support the service.
- Service providers that run the infrastructure: the data is stored on
SoftControl's servers. To obtain the location and read QR codes the app uses the services of the
phone's operating system: on Android, Google Play services and an on-device Google library; on
iPhone and iPad, Apple's location and camera services. Face recognition runs on the device with
open-source models and does not send your face to any third party.
- Authorities, only when the law requires it.
5. Security
All communication with the server is encrypted (HTTPS). Data on the device is kept in the app's
private storage. Each device is linked to one company with its own credentials, which can be revoked
by the employer.
6. How long it is kept
Attendance records are kept for as long as your employer needs them, including the periods
required by labor and tax law in its country. Your face template is kept until you or your employer
ask to delete it. The picture of each punch is kept for the period your employer sets in
KeyTray (365 days unless it sets another period) and is deleted after that. When a device is unlinked from the company, the app deletes from that device the
templates, pending punches and pictures it had stored.
7. Your rights
You can ask to access, correct or delete your information, and you can withdraw your consent for
face recognition at any time. Because your employer controls your attendance data, please send your
request to your employer's HR team first. You can also write to us and we will forward it and help
your employer answer it.
8. Children
KeyTray Clock is a workplace tool intended for employees. It is not directed to children.
9. Changes
If we change this policy we will publish the new version on this page with a new date. If the change
affects face recognition, the app will ask for your consent again.
10. Contact
SoftControl Enterprise Inc.
8841 Sunrise Lakes Blvd, Suite 104, Sunrise, FL 33322-1445, United States
support@softcontrolusa.com · +1 786-385-5723
KeyTray Clock — Política de privacidad
Última actualización: 2 de octubre de 2026
KeyTray Clock es la aplicación de control de asistencia de la plataforma KeyTray, desarrollada por
SoftControl Enterprise Inc. ("SoftControl", "nosotros"). Los colaboradores la usan para
marcar su entrada y su salida, y las empresas la usan como reloj compartido (kiosco) en sus sedes. Esta
política explica qué datos recoge la aplicación, para qué y quién puede verlos.
Quién es responsable de tus datos. La aplicación siempre se usa por cuenta de una
empresa que tiene una cuenta de KeyTray (tu empleador). Tu empleador decide cómo se controla la
asistencia y es el dueño de tus datos de asistencia. SoftControl guarda y procesa esos datos por
cuenta de tu empleador y no los usa para ningún otro fin.
1. Datos que recoge la aplicación
- Enrolamiento y equipo. Cuando un equipo se vincula a una empresa (escaneando un
código QR o escribiendo un código de enrolamiento) guardamos la empresa, tu código de colaborador y
un identificador del equipo, para saber desde qué equipo se hizo cada marca.
- Marcas. Fecha y hora, si fue entrada o salida, el equipo y, cuando corresponde, el
resultado de la verificación.
- Ubicación. Tu ubicación precisa (GPS) se lee solo en el momento de
marcar, junto con su precisión y si el teléfono informó una ubicación simulada. Sirve para
comprobar que la marca se hizo en una sede definida por tu empleador. La aplicación
no sigue tu ubicación en segundo plano ni durante tu jornada.
- Cámara. Se usa para leer el código QR de enrolamiento, para verificar tu rostro
al marcar, para tomar la foto de cada marca que se explica más abajo y para tomar tu foto de
perfil.
- Reconocimiento facial (solo con tu consentimiento). Si tu empleador usa la
verificación por rostro, la aplicación primero te pide tu consentimiento expreso. Después toma
varias imágenes de tu cara y las convierte en el propio equipo en una plantilla
matemática (una lista de números). Solo esa plantilla se envía y se guarda en la cuenta de KeyTray de
tu empleador. Las imágenes usadas para reconocerte se procesan en el equipo y
no se guardan ni se envían. Al marcar, la aplicación compara tu cara con la
plantilla guardada, te pide girar la cabeza hacia lados elegidos al azar y comprueba que la cámara
ve a una persona real y no una foto, una pantalla o un video.
- Foto de cada marca (solo con tu consentimiento). Cuando marcas con verificación
del rostro, en tu teléfono o en un kiosco compartido, la aplicación guarda una foto pequeña de ese
momento y la envía junto con la marca. Se guarda con la marca en la cuenta de KeyTray de tu
empleador como prueba ante cualquier controversia sobre quién marcó; no se usa
para reconocerte. El consentimiento que aceptas en la aplicación menciona esta foto: si no aceptaste
ese consentimiento, la foto no se guarda.
- Foto de perfil. Se guarda una foto tuya en tu ficha de colaborador para que el área
de Recursos Humanos de tu empleador pueda identificarte y aprobar el registro de tu rostro. En un
kiosco compartido se muestra cuando marcas.
- Autoservicio. Si tu empleador lo habilita, la aplicación muestra tu historial de
marcas, tus solicitudes de ausencia y tus recibos de sueldo. Esa información viene de la cuenta de
KeyTray de tu empleador.
2. Dónde se guardan las plantillas del rostro
- En tu teléfono personal, la aplicación guarda solo tu propia
plantilla, en su almacenamiento privado, para poder verificarte incluso sin señal.
- En un kiosco compartido, la aplicación guarda las plantillas de los colaboradores
asignados a esa sede, para poder reconocerlos.
- Las plantillas también se guardan en la cuenta de KeyTray de tu empleador.
3. Para qué se usan los datos
Solo para registrar la asistencia, confirmar que quien marca es el colaborador y que la marca se hizo
donde el empleador lo espera, y mostrarte tu propia información. No vendemos tus
datos, no los usamos para publicidad y la aplicación no contiene servicios de
publicidad ni de analítica.
4. Quién puede verlos
- Tu empleador (las personas que autorice en KeyTray, como Recursos Humanos o
supervisores).
- SoftControl, solo para operar, proteger y dar soporte al servicio.
- Proveedores de servicios que sostienen la infraestructura: los datos se guardan en
servidores de SoftControl. Para obtener la ubicación y leer códigos QR, la aplicación usa los
servicios del sistema operativo del teléfono: en Android, los servicios de Google Play y una
biblioteca de Google que funciona en el equipo; en iPhone y iPad, los servicios de ubicación y de
cámara de Apple. El reconocimiento facial corre en el equipo con modelos de código abierto y no
envía tu cara a ningún tercero.
- Autoridades, solo cuando la ley lo exige.
5. Seguridad
Toda la comunicación con el servidor va cifrada (HTTPS). Los datos del equipo se guardan en el
almacenamiento privado de la aplicación. Cada equipo se vincula a una sola empresa con credenciales
propias, que el empleador puede revocar.
6. Cuánto tiempo se guardan
Los registros de asistencia se guardan mientras tu empleador los necesite, incluidos los plazos que
exigen las leyes laborales y tributarias de su país. Tu plantilla facial se guarda hasta que tú o tu
empleador pidan borrarla. La foto de cada marca se guarda durante el plazo que tu empleador defina en
KeyTray (365 días, salvo que defina otro) y se borra al vencer ese plazo. Cuando un equipo se desvincula de la empresa, la aplicación borra de ese
equipo las plantillas, las marcas pendientes y las fotos que tenía guardadas.
7. Tus derechos
Puedes pedir acceder a tus datos, corregirlos o borrarlos, y puedes retirar en cualquier momento tu
consentimiento para el reconocimiento facial. Como tu empleador controla tus datos de asistencia,
envía primero tu pedido al área de Recursos Humanos de tu empleador. También puedes escribirnos: lo
reenviaremos y ayudaremos a tu empleador a responderlo.
8. Menores de edad
KeyTray Clock es una herramienta de trabajo pensada para colaboradores. No está dirigida a menores.
9. Cambios
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con una fecha nueva. Si el
cambio afecta al reconocimiento facial, la aplicación volverá a pedirte el consentimiento.
10. Contacto
SoftControl Enterprise Inc.
8841 Sunrise Lakes Blvd, Suite 104, Sunrise, FL 33322-1445, Estados Unidos
support@softcontrolusa.com · +1 786-385-5723